議事録作成は会議の内容を記録し、後で参照できるようにするための重要なプロセスです。
しかし手作業で行うと時間がかかり、細かい部分を正確に記録するのは難しいこともあります。そんな中AIツールである「ChatGPT」を活用することで、議事録作成を効率的に進めることが可能です。
本記事では、初心者向けにChatGPTを使った議事録作成の方法を解説し、具体的なテンプレートも提供します。
議事録を作成する時間を節約できます。
・議事録の作成方法
・議事録のプロンプト（テンプレート）
1. ChatGPTとは？
ChatGPTは、OpenAIによって開発された高度な自然言語処理（NLP）技術を基盤とするAIモデルです。このモデルは、大量のテキストデータをもとに学習しており、人間のように文章を生成することができます。会話形式での応答や文章の自動生成において高い精度を誇り、ビジネスや教育の分野で広く活用されています。
特に、議事録作成のようなテキスト処理が重要なタスクでは、ChatGPTは非常に有用です。会議の要点を抽出し、整然とした議事録を短時間で作成することが可能です。また、定型的な言い回しやフォーマットに沿った文章も生成できるため、効率化を図る上で大きな助けとなります。
2. ChatGPTを使った議事録作成の流れ
ステップ1: 会議の録音を準備
まず、会議の内容を録音することが必要です。
録音は、後で文字起こしを行うための重要なデータとなります。
録音デバイスやアプリケーションを使用して、会議の全体を通してクリアな音声を記録するようにしましょう。
特に、重要な会話や決定事項が含まれる部分は、後で確認できるようにしておきます。
ステップ2: 音声データを文字起こしする
録音データが準備できたら、それを文字起こしします。
文字起こしは、ChatGPTに依頼することも可能ですが、Google Docsや他の文字起こしツールを使うこともできます。
文字起こしは、AIの精度に依存しますが、基本的な部分は自動で処理され、細かい修正は手動で行うことが推奨されます。
ステップ3: 文字起こしデータをChatGPTに入力
文字起こしが完了したら、そのデータをChatGPTに入力します。
ここでは、特定の指示を与えることがポイントです。
例えば、「この文字起こしデータから主要な議題と決定事項を抽出してください」といった具合です。
ChatGPTは、指定された要件に基づいて、議事録の主要部分を迅速に整理してくれます。
録音データをchatGPTに渡して出力することも可能です。
ステップ4: ChatGPTの出力をレビューする
ChatGPTが生成した議事録は、そのまま使用する前に必ずレビューを行いましょう。
AIによる生成物は、高精度であるものの、文脈の理解や専門用語の扱いに誤りが生じることがあります。これらの誤りを修正し、正確かつ完璧な議事録に仕上げます。
レビュー（チェック）は必ずしましょう！
3. ChatGPTを使用するメリット
1. 時間の節約
ChatGPTを使用することで、議事録作成に要する時間を劇的に短縮できます。
通常、会議の内容をすべて手作業でまとめると数時間かかることもありますが、ChatGPTを活用すれば、わずか数分から数十分で完了します。
特に忙しいビジネスパーソンにとって、これは大きなメリットです。
2. 正確性の向上
ChatGPTは、膨大なデータセットをもとに学習しており、その精度は非常に高いです。
文章の構成や語彙の選定において、人間が作成したものと遜色ない品質の議事録を生成します。また、重要なポイントを取りこぼすことなく記録できるため、後で確認する際にも便利です。
3. 一貫性のある出力
議事録作成において、一貫性のあるフォーマットで情報をまとめることは重要です。ChatGPTは、一貫した形式で議事録を生成することができ、異なる会議でも同様の品質を保つことが可能です。これにより、後で議事録を見返した際にも、必要な情報をすぐに見つけることができます。
4. ChatGPTを使用するデメリット
1. 文脈理解の限界
ChatGPTは高度なAIですが、人間のように文脈を完全に理解することは難しいです。特に、複雑な議論や専門用語が多用される会議では、AIの限界を感じることがあります。
こうした場合には、人間による最終確認が不可欠です。
2. プライバシーとセキュリティのリスク
会議の内容には、機密情報が含まれることが多く、そのような情報を外部のAIツールに入力することにはリスクが伴います。特に、クラウドベースのAIを利用する場合、データの取り扱いには細心の注意が必要です。データの匿名化や、必要最小限の情報を入力することでリスクを軽減することができます。
3. 初期設定と学習コスト
ChatGPTを効果的に使用するためには、一定の初期設定と学習が必要です。
例えば、特定の業界用語や社内の特殊な言い回しをAIに学習させるには時間がかかります。このプロセスを経ることで、より精度の高い議事録が生成されるようになりますが、初めの段階では多少の手間がかかることを理解しておく必要があります。
5. ChatGPTで議事録を作成する際のポイント
1. 明確な指示を与える
ChatGPTに議事録作成を依頼する際には、具体的で明確な指示を与えることが肝心です。例えば、「会議の要点を3つに絞り、それぞれのアクションアイテムをリストアップしてください」といった指示は、AIが効率的に応答するための基盤となります。曖昧な指示では、生成される議事録の品質が低下する可能性があります。
2. レビューと修正を欠かさない
AIが生成した議事録は、そのまま使用せず、必ずレビューを行いましょう。
文法や表現に誤りがないか、情報が正確であるかを確認し、必要な修正を加えます。
このステップを経ることで、最終的な議事録の品質が向上します。
3. セキュリティ対策を徹底する
会議の内容には機密情報が含まれることが多いため、AIに入力するデータの取り扱いには注意が必要です。
特に、外部にデータを送信する場合は、情報の匿名化や暗号化などのセキュリティ対策を徹底しましょう。
また、社内での利用に限定する場合でも、データの漏洩防止策を講じることが求められます。
6. 具体的な議事録テンプレート
以下に、ChatGPTを活用して議事録を作成する際に役立つテンプレートを紹介します。
このテンプレートは、議題ごとにディスカッションポイント、決定事項、アクションアイテムを整理する形式になっており、後で見返した際に必要な情報がすぐに確認できるよう設計されています。
例）議事ログテンプレート：コピペ可能
—以下のテンプレートに従って、議事録の作成をお願いします。—
[会議名]の議事録
日時: [日時]
場所: [会議の場所]（オンライン会議の場合は「オンライン」と記載）
参加者: [参加者の名前を列挙]
議題
[議題1]
[議題2]
[議題3]（必要に応じて追加）
議事録
1. [議題1]
ディスカッションポイント: [この議題に関して議論された主要なポイントを記載]
[ポイント1]：議論の中で出された具体的な意見や提案を記載します。
[ポイント2]：異なる視点からの意見や反論も含めると、議論の全体像がわかりやすくなります。
決定事項: [この議題に関して決定されたことを明確に記載]
[決定事項1]：会議で正式に合意された内容や、次のステップに向けた具体的な決定を記録します。
[決定事項2]：場合によっては、今後の議論のポイントとして残すべき事項もここに含めます。
アクションアイテム: [具体的なアクションと担当者、期限を記載]
[アクション1]：実行すべきタスクと担当者、期限を明確にします。
[アクション2]：タスクの進行状況や次回の会議での報告予定なども記載します。
2. [議題2]
ディスカッションポイント: [この議題に関して議論された主要なポイントを記載]
[ポイント1]：議論中に出た新しいアイデアや提案を詳細に記録します。
[ポイント2]：解決すべき問題や懸念点があれば、それらも含めます。
決定事項: [この議題に関して決定されたことを明確に記載]
[決定事項1]：合意に至った事項と、その背景にある理由を記載します。
[決定事項2]：議題に関連する未解決の問題についても記載し、今後のフォローアップに備えます。
アクションアイテム: [具体的なアクションと担当者、期限を記載]
[アクション1]：担当者が明確であるタスクをリストアップし、進捗管理に役立てます。
[アクション2]：タスクに関連する追加リソースやサポートが必要であれば、それも記載します。
3. [議題3]
ディスカッションポイント: [この議題に関して議論された主要なポイントを記載]
[ポイント1]：議論の進行状況や参加者からのフィードバックを詳細に記録します。
[ポイント2]：次の議論に影響を与える可能性がある重要なポイントを強調します。
決定事項: [この議題に関して決定されたことを明確に記載]
[決定事項1]：会議での最終的な合意事項を記録し、次のステップに向けた準備を整えます。
[決定事項2]：未解決の課題がある場合は、それに対する対策案も含めて記載します。
アクションアイテム: [具体的なアクションと担当者、期限を記載]
[アクション1]：今後の行動計画を具体的に記録し、責任の所在を明確にします。
[アクション2]：期限内に完了すべきタスクと、それに必要な手順やリソースを記載します。
次回会議
日時: [次回の会議の日程]
[次回の会議に向けた準備期間や重要なデッドラインを記載します。]
予定される議題: [次回の会議で扱う予定の議題]
[議題1]：次回の会議で取り上げる予定の重要なトピックをリストアップします。
[議題2]：前回の会議で未解決のまま残った議題や、新たに浮上した問題点を含めます。
—ここより下に議事録の内容を張り付け—
このテンプレートを使用することで、会議後の議事録作成が迅速かつ効果的に行えるようになります。また、議事録の形式を統一することで、過去の議事録との比較や参照が容易になり、組織全体のコミュニケーションが向上します。
テンプレートを使うと便利です！
7. まとめ
ChatGPTを活用して議事録を作成することで、時間の節約や正確性の向上、一貫性のある出力など多くのメリットが得られます。
一方で、文脈理解の限界やプライバシーのリスクなど、注意すべき点もあります。この記事で紹介した手順やテンプレートを活用し、効果的な議事録作成に役立ててください。
特に、初心者の方でも使いやすいように解説しましたので、ぜひ一度試してみてください。
今後も、AIツールを駆使して、ビジネスの効率化を図り、より質の高いアウトプットを目指していきましょう。
会議の議事録は自動化をして効率よく業務を行いましょう！
