はじめに
Excelは、仕事や学校の課題でよく使われるソフトウェアです。
表を作ったり、データを整理したりするのにとても便利ですが、使い方を覚えるのに少し時間がかかることもあります。
特に、VLOOKUP（ブイ・ルックアップ）やSUMIFS（サム・イフス）といった関数は、データを探したり、計算したりするためにとても役立つものですが、使い方がちょっと難しいと感じる人も多いです。
この記事では、ChatGPTというAI（人工知能）を使って、ExcelのVLOOKUPやSUMIFSを簡単に理解し、すぐに使えるようになる方法を詳しく説明します。
初心者でも分かりやすく、ステップバイステップで進めていきますので、安心してください。
・chatGPTを利用するとExcel関数が簡単に設定できる
・chatGPTを利用しExcel関数が詳しくなくても簡単に設定できる方法
・chatGPTの使い方～Excelに反映させる方法 など
・プロンプトのテンプレート
Excelは便利でよく使用することが多いのでchatGPTを利用して作業の簡易化や複雑な関数なども組めたりと便利に活用できます。
基本的な質問:
「[関数名]を使って[目的]を達成したいですが、どのように設定すればよいですか？」
エラーの解決:
「[エラー内容]が表示されます。どのように修正すればよいですか？」
代替策の提案:
「[関数名]の代わりに使用できる関数は何ですか？」
最適化の提案:
「[関数名]を使用しているが、処理速度を改善するためにはどうすればよいですか？」
そもそもExcelのVLOOKUPやSUMIFSの使い方がよくわからない
まずは、VLOOKUPやSUMIFSを使うときによくある問題について考えてみました。
このような内容で悩んだ調べたけど結局わからず諦めた経験はございませんか？
VLOOKUPを使用すると、ある顧客のIDを使って、その人の「名前や住所」を別のシートから自動的に引き出そうとすることができます。
しかし、VLOOKUPの使い方を間違えると、「#N/A」というエラーが表示され、データが正しく表示されないことがあります。
このエラーは、例えば「そのIDに対応する名前が見つからない」といった意味です。
これが起こると、どこに問題があるのか探すのに苦労することがあります。
SUMIFSは、複数の条件を設定して合計を計算するために使われます。
例えば、特定の地域や日付に基づいて売上を計算したいときに使います。
しかし、SUMIFSを使っても、正しい結果が得られない場合があります。
例えば、思ったよりも多すぎる金額が表示されたり、逆に少なすぎたりすることがあります。
この問題は、条件の設定やデータの選び方に原因があることが多いですが原因の元を探すのに骨が折れる事が多くあります。
学校や会社で、他の人が作った複雑なExcelシートを使うことがあるかもしれません。
そのとき、シートに書かれている数式や関数が理解できずに困ることがあります。
特に、VLOOKUPやSUMIFSが使われているシートは、どのデータを見ているのかが分かりにくいことがあります。
このような状況では、シートを修正したり、新しいデータを追加したりするのが難しくなります。
業務などでよく使用するExcelですが、関数を使うと作業の幅が大きく増加します。chatGPTで自身のスキルい以上をカバーして対応も可能です。
ChatGPTを活用したVLOOKUPやSUMIFSのマスター法
1 ChatGPTを使う利点
ここで、ChatGPTがどのように役立つかについて詳しく見ていきましょう。
ChatGPTは、文章を読み取って質問に答えるAIです。
Excelの使い方について質問すると、ChatGPTはすぐに答えてくれます。
分からないことがあったときにとても便利に活用可能です。
「VLOOKUPがうまく動かないんだけど、どうしたらいい？」とChatGPTに質問すると、具体的な解決策を提案してくれます。エラーが出たときも、その原因や修正方法を教えてくれるので、時間をかけずに問題を解決することができます。
ChatGPTは、Excelの関数を使うときのステップを一つ一つ分かりやすく説明してくれます。例えば、「まずここにこの数値を入れて、それからこういう条件を設定して…」というように、順を追って説明してくれるので、Excelに不慣れな人でも理解しやすいです。
ChatGPTは、あなたが今使っている具体的なデータや条件に基づいてアドバイスをしてくれます。
例えば、あなたが学校の成績表を作っていて、特定の科目だけの平均点を計算したい場合、ChatGPTはそのために最適なExcelの関数や設定方法を教えてくれます。
これにより、単に一般的な説明ではなく、あなたの状況にぴったり合ったアドバイスを受けることができます。
エラーがあったときや、理想を形にしたいときにサポートしてくれます。
2 VLOOKUPやSUMIFSの基本情報
まず初めに、VLOOKUPやSUMIFSの基本情報していくかを見ていきましょう。
ここでは、まず基本の使い方を細かく説明していきます。
VLOOKUPは、あるデータを元にして、別のシートや範囲から関連するデータを探し出す関数です。例えば、ある商品コードを使って、その商品の名前や価格を探すことができます。
まず、VLOOKUPを使うための基本的な式の構造を見てみましょう。
=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, 検索の種類)
検索値: 探したい値を指定します。例えば、商品コードや顧客IDなどです。
範囲: データを探す場所を指定します。例えば、別のシート全体や特定の列を選びます。
列番号: 取得したいデータが何列目にあるかを指定します。
列番号: 取得したいデータが範囲内の何列目にあるかを指定します。例えば、範囲がA列からC列まである場合、名前がB列にあるなら「2」、価格がC列にあるなら「3」と指定します。
検索の種類: 完全一致か近似一致かを指定します。通常は「FALSE」を指定して、完全一致を求めます。これにより、正確に一致するデータだけを取得します。
ここで、具体的な例を見てみましょう。たとえば、以下のような状況を考えます。
- シート1（注文シート）：ここに顧客IDを入力します。
- シート2（顧客情報シート）：ここには顧客のIDと名前、住所などの情報が一覧で並んでいます。
あなたは、注文シートで顧客IDを入力したときに、その顧客の名前を自動的に表示したいとします。このときにVLOOKUPを使います。
=VLOOKUP(A2, '顧客情報'!$A$2:$C$100, 2, FALSE)
この式の説明をしましょう。
A2: これは、顧客IDが入力されているセルです。VLOOKUPはこのIDを使って検索を行います。
'顧客情報'!$A$2:$C$100: これは、データを探す範囲です。この場合、顧客情報が入っているシートのA列からC列までを指定しています。範囲は固定するためにドル記号「$」を使います。
2: これは、名前が入っている列の番号です。この範囲の中で、顧客IDはA列（1列目）、名前はB列（2列目）にありますので、2と指定します。
FALSE: これは完全一致を求める設定です。顧客IDがぴったり一致する場合のみ、その顧客の名前を表示します。
このようにして、VLOOKUPを使うことで、注文シートにIDを入力するだけで、顧客名を自動的に表示させることができます。
よくわからない方は次の「ChatGPTを活用したVLOOKUPの具体例」まで進んでもらって大丈夫です！
次に、SUMIFSについて学びましょう。SUMIFSは、複数の条件を指定して、その条件に合うデータの合計を計算する関数です。例えば、ある地域で特定の製品の売上を計算したいときに使います。
SUMIFSの基本的な式の構造は次の通りです。
=SUMIFS(合計範囲, 条件範囲1, 条件1, [条件範囲2, 条件2], ...)
合計範囲: 合計を計算したいデータが入っているセル範囲を指定します。例えば、売上金額が入っている列です。
条件範囲1: 1つ目の条件が適用されるデータの範囲です。例えば、地域名が入っている列です。
条件1: 条件範囲1に適用する条件です。例えば、「東日本」という地域名などです。
条件範囲2, 条件2: 2つ目以降の条件を指定します。複数の条件を設定でき、すべての条件に合致するデータの合計が計算されます。
例えば、次のようなシナリオを考えます。
シート1（売上データシート）：ここには日付、地域、製品カテゴリ、売上金額が含まれています。
あなたは、特定の地域（例えば東日本）で特定の製品カテゴリ（例えば飲料）の売上金額を計算したいとします。この場合、SUMIFSを使います。
=SUMIFS(D:D, B:B, "東日本", C:C, "飲料")
この式の説明をします。
- D: これは売上金額が入っている列全体を指定しています。ここから合計を計算します。
- B: これは地域が入っている列全体です。「東日本」という地域名が含まれている行だけを対象にします。
- “東日本”: これが1つ目の条件で、地域名が「東日本」の行だけを対象とします。
- C: これは製品カテゴリが入っている列全体です。「飲料」というカテゴリが含まれている行だけを対象にします。
- “飲料”: これが2つ目の条件で、製品カテゴリが「飲料」の行だけを対象とします。
この式により、東日本の地域で飲料の売上金額を合計してくれます。これで、特定の条件に基づいた売上の集計が簡単にできるようになります。
ここまでがVLOOKUPやSUMIFSの基本情報となります。
続きからchatGPTを活用した方法に移ります。
ChatGPTを活用したVLOOKUPの具体例
1 シナリオ: 顧客情報の検索
それでは、ChatGPTを使ったVLOOKUPの具体例を見ていきましょう。
あなたは販売管理担当者で、新しい注文が来るたびに、顧客IDを入力し、別のシートに保存されている顧客情報（例えば、顧客名や住所）を自動的に引き出す必要があります。しかし、VLOOKUPを使って顧客IDを検索しようとしたところ、#N/Aエラーが出てしまい、顧客名が表示されません。
データ構造:
- シート1（注文入力シート）:
- A列: 顧客ID
- B列: 顧客名（VLOOKUPで取得予定）
- シート2（顧客情報シート）:
- A列: 顧客ID
- B列: 顧客名
- C列: 住所
この状況で、ChatGPTに助けを求めてみましょう。
エラーが出たら大半は聞けば解決します！
2 ChatGPTの利用: プロンプト例
ChatGPTにどのように質問すれば良いのか、具体的なプロンプト例を見てみましょう。
たとえば、以下のような質問が考えられます。
この質問を送ると、ChatGPTはエラーの原因とその修正方法を提案してくれます。具体的には、以下のようなアドバイスが得られるかもしれません。
3 ChatGPTからの回答例
ChatGPTは、以下のような具体的なアドバイスが得られます。
データ型の一致確認: 顧客IDのデータ型（数値またはテキスト）がシート1とシート2で一致していない場合、VLOOKUPは正しく動作しません。まずは、両方のシートで顧客IDのデータ型を確認し、一致させる必要があります。例えば、シート1の顧客IDがテキスト形式で入力されている場合、シート2の顧客IDも同じようにテキスト形式であることを確認します。
検索範囲の確認: VLOOKUPがデータを検索する範囲が正しく指定されているかを確認します。特に、範囲が正しい列数をカバーしているかどうかを確認する必要があります。間違って列番号を指定していると、期待した結果が得られないことがあります。
完全一致検索の確認: VLOOKUPを使う際、多くの場合は完全一致（FALSE）を指定しますが、これが適切に設定されているかも確認します。顧客IDのような一意の識別子の場合、必ず「FALSE」を使って完全一致を指定します。
エラーの箇所を具体的に伝えるとよりスムーズです。
4 実際の修正と結果
ChatGPTのアドバイスに従って修正を加えると、問題が解決するはずです。
たとえば、以下の手順で修正を行います。
まず、顧客IDのデータ型が一致しているかを確認します。
もしシート1で顧客IDがテキスト形式になっている場合、シート2でもテキスト形式に統一する必要があります。
例えば以下のようにデータをテキスト形式に変換します。
=TEXT(A2, "0")
この式により、数値形式で入力された顧客IDをテキスト形式に変換します。
これで、VLOOKUPが正しく機能するようになります。
次に、VLOOKUPの検索範囲を見直します。
顧客名を正確に取得するためには、適切な範囲と列番号を指定することが重要です。例えば、以下のように修正します。
=VLOOKUP(A2, '顧客情報'!$A$2:$B$100, 2, FALSE)
これで、顧客IDに基づいて正しい顧客名が表示されるようになります。
修正が完了したら、再度VLOOKUPを使って顧客名が正しく表示されるか確認します。すべての設定が正しく行われていれば、#N/Aエラーは解消され、正確な顧客名が表示されるようになります。
ここでは一例を取り上げてますが、実際のエラー箇所を聞いてきた回答を見ていただければ問題ございません。
ChatGPTを活用したSUMIFSの具体例
1 シナリオ: 売上データの集計
次に、SUMIFSを使った売上データの集計について考えてみましょう。
あなたは営業担当者で、特定の地域や製品カテゴリに基づいて売上データを集計し、上司に報告する必要があります。
しかし、SUMIFSを使って計算しようとしても、思った通りの結果が得られません。
例えば、東日本地域の飲料カテゴリの売上金額を計算したいのに、予期しない結果が表示されます。
- シート1（売上データシート）:
A列: 日付 - B列: 地域
- C列: 製品カテゴリ
- D列: 売上金額
この状況で、ChatGPTに助けを求めましょう。
2 ChatGPTの利用: プロンプト例
次に、ChatGPTにどのように質問すれば良いかを見てみましょう。
例えば、以下のような質問が考えられます。
この質問を送ると、ChatGPTは問題の原因を特定し、修正方法を教えてくれます。
3 ChatGPTからの回答例
ChatGPTは、以下のような具体的なアドバイスを提供します。
範囲と条件の確認: まず、SUMIFS関数の範囲指定が正確に行われているか確認する必要があります。売上金額が入っている列（合計範囲）や、条件を適用する地域やカテゴリの列（条件範囲）が正しく指定されているかを確認します。指定された範囲が誤っていると、正しい合計が計算されません。
条件の確認: 次に、条件が正確に指定されているかを確認します。条件が正しく設定されていない場合、SUMIFSが期待した通りに動作しないことがあります。特に、条件に余計なスペースや誤字が含まれていないかをチェックします。また、複数の条件が設定されている場合、AND条件とOR条件を使い分けることも重要です。
SUMIFSの代替策の提案: 場合によっては、SUMIFSではなく、他の関数（例えば、SUMPRODUCT）を使うことで、より効率的に同じ結果を得られることもあります。ChatGPTは、あなたの具体的なニーズに応じた代替策を提案してくれます。
4 実際の修正と結果
ChatGPTのアドバイスに基づいて、以下の手順で修正を行います。
まず、SUMIFSの合計範囲と条件範囲が正確に指定されているかを確認します。例えば、売上金額を集計する場合、D列全体を合計範囲として指定し、地域や製品カテゴリが入っている列も正確に指定します。
=SUMIFS(D:D, B:B, "東日本", C:C, "飲料")次に、条件が正確に設定されているか確認します。スペルミスや余計なスペースがないかを確認し、必要に応じて条件を修正します。例えば、以下のようにスペースを取り除くためにTRIM関数を使うことが考えられます。
=SUMIFS(D:D, B:B, TRIM("東日本"), C:C, TRIM("飲料"))
この修正により、条件が正しく適用されるようになり、正確な売上金額が計算されます。
修正が完了したら、SUMIFSを使って再度集計を行い、正しい売上金額が表示されるか確認します。修正が正しく行われていれば、予期していた金額が正しく計算されているはずです。
複雑に記載してますが、chatGTPに聞けば解決する流れとなっております。
5 チャットプロンプトの工夫とリレー方式の背景
SUMIFSのように複雑な関数を使う場合、一つの質問だけで全ての問題を解決するのが難しいことがあります。
このような場合、複数の質問を順番に行うことで、問題を段階的に解決することができます。
「SUMIFS関数での条件指定について、スペースが影響するか教えてください。」
「SUMIFSが正しく機能しない場合、他に試すべき関数は何ですか？」
このように、問題が発生する度に質問を変えていくことで、ChatGPTからより具体的で適切なアドバイスを得ることができます。
質問をいくつかに分けて情報を提供するとより正確に確認してもらうことが可能です。
プロンプトのテンプレート
以下に、ChatGPTに質問する際のプロンプトテンプレートをいくつか紹介します。
これらを使うことで、より効果的にChatGPTから有益な情報を引き出すことができます。
基本的な質問:
「[関数名]を使って[目的]を達成したいですが、どのように設定すればよいですか？」
エラーの解決:
「[エラー内容]が表示されます。どのように修正すればよいですか？」
代替策の提案:
「[関数名]の代わりに使用できる関数は何ですか？」
最適化の提案:
「[関数名]を使用しているが、処理速度を改善するためにはどうすればよいですか？」
これらのテンプレートを活用し、具体的な状況に合わせてカスタマイズすることで、ChatGPTから最適なアドバイスを受けることができます。
一から作成する場合にはテンプレートが役に立ちます。
ChatGPTを活用した他のExcel関数の応用
ChatGPTを使って学べるのはVLOOKUPやSUMIFSだけではありません。
他のExcel関数についても、以下のようにChatGPTを活用して理解を深めることができます。
1 INDEX/MATCHの使用例
INDEX/MATCHは、VLOOKUPの代替としてよく使われる関数で、特にVLOOKUPでは対応できない柔軟な検索が必要な場合に有効です。
例えば、特定の商品名を探し、その商品の価格を別のシートから取得したいときに、この関数の組み合わせが役立ちます。
=INDEX(B:B, MATCH("検索値", A:A, 0))この式の説明をしましょう。
- MATCH関数は、指定した値（この場合は「検索値」）が範囲内で何番目にあるかを探します。
- INDEX関数は、MATCH関数で得られた位置を使って、別の列から対応するデータを取得します。
例えば、A列に商品名が並んでいて、B列にその価格があるとします。
MATCH関数は商品名を探し、その位置をINDEX関数に渡し、B列から対応する価格を引き出します。
これにより、複数の条件が絡む場合でも柔軟にデータを取得することができます。
2 IFERRORによるエラーハンドリング
エクセルで複雑な計算をしていると、どうしてもエラーが発生することがあります。IFERROR関数を使えば、エラーが発生したときに特定のメッセージを表示したり、別の処理を行わせることができます。
例えば、VLOOKUPを使ってデータを引き出そうとしたときに、データが見つからない場合に「データが見つかりません」と表示させたい場合に使います。
=IFERROR(VLOOKUP(A2, B:C, 2, FALSE), "データが見つかりません")
この式の説明をしましょう。
- VLOOKUP関数を使ってデータを検索します。もしデータが見つからなかった場合、通常は#N/Aエラーが返されます。
- IFERROR関数は、この#N/Aエラーが発生したときに、「データが見つかりません」というメッセージを表示させるために使います。
これにより、エラーが発生しても、ユーザーにとって分かりやすいメッセージを表示できるので、使い勝手が良くなります。
番外編：ChatGPTを使うと…他の関数との組み合わせが可能
エクセルは独学でも習得は可能ですが、現時点で就学できてない方はchatGPTを活用することで問題解決へ最短で到着できるかと思われます。
VLOOKUPやSUMIFSは単独でも強力なツールですが、他の関数と組み合わせることで、さらに便利に使うことができます。
Excelにはたくさんの関数があり、それぞれが異なる役割を持っています。これらをうまく組み合わせると、データ処理や分析がより効率的になります。
例えば、IF関数とVLOOKUPを組み合わせることで、データが見つからなかった場合に、ユーザーに分かりやすいメッセージを表示することができます。
以下の式では
VLOOKUPが顧客IDに基づいてデータを検索し、その結果が見つからなかった場合に「情報なし」というメッセージを表示します。
これにより、#N/Aエラーが出たときに何が起こっているかをユーザーにわかりやすく説明することができます。
=IF(VLOOKUP(A2, '顧客情報'!$A$2:$B$100, 2, FALSE)="", "情報なし", VLOOKUP(A2, '顧客情報'!$A$2:$B$100, 2, FALSE))
また、MATCH関数を使うことで、VLOOKUPの検索範囲を柔軟に指定することができます。
MATCH関数は、指定したデータがリストの中で何番目にあるかを教えてくれる関数です。
これをVLOOKUPと組み合わせることで、もっと柔軟にデータを検索することができます。
MATCH関数を使って「顧客名」が入っている列を探し、その列番号をVLOOKUPに渡しています。これにより、顧客情報シートで列の順番が変わっても、正しいデータを取得できるようになります。
=VLOOKUP(A2, '顧客情報'!$A$2:$B$100, MATCH("顧客名", '顧客情報'!$A$1:$D$1, 0), FALSE)
上記内容もchatGPTに聞けば簡単に作ってもらえます。
6. まとめ
本記事では、ChatGPTを活用してExcelの主要な関数、特にVLOOKUPやSUMIFSを効果的に利用する方法を解説しました。これらの関数はビジネスや学業において不可欠なツールであり、正しく使いこなすことで業務や学習の効率を大幅に向上させることができます。
また、ChatGPTを使うことで、これらの関数に関する問題を迅速に解決し、日々の作業をよりスムーズに進めることが可能です。この記事を参考に、あなたのExcelスキルを次のレベルに引き上げてください。
さらに、他のExcel関数や業務効率化のためのテクニックについても興味がある方は、こちらの記事もご覧ください。
本日は専門的な話が多くなりましたがいかがでしたでしょうか。
chatGPTを活用すれば複雑な関数も問題なくクリアできるでしょう。
「VLOOKUPを使って顧客IDに基づいて顧客名を引き出そうとしていますが、#N/Aエラーが表示されます。どうすれば解決できますか？」