ChatGPTを業務利用しようとしている方へ
・ChatGPTの使い方が業務に合っているか分からない
・ChatGPTの導入で具体的な効果を感じられない
・業務効率化の方法がわからない
ChatGPTを業務に取り入れてもうまく成果が出せず困ることは、よくあることです。
特に業務のどの部分をChatGPTに任せるべきかがはっきりしない場合や、AIの出力結果をどのように最適化するかについての知識が不足していると、なかなか効果を実感しにくいかもしれません。しかし、このような悩みは多くの人が抱える共通のものです。
この記事では、ChatGPTを使った業務効率化をスムーズに進めるための具体的な7つのステップと、導入を成功させるためのおすすめのポイントを詳しく紹介します。
この記事を読むことで、ChatGPTを活用した業務効率化の具体的方法を理解し、作業の効率を劇的に向上させることが期待できます。
ChatGPTを上手に活用することで、日々の業務をスムーズにし、負担を軽減してより高い成果を上げましょう。
その他chatGTPの記事はこちらよりご確認よろしくお願い致します。
ChatGPT活用法：業務効率化を実現する方法
ChatGPTで自動化できる業務とは
まず、ChatGPTを使ってどんな業務が自動化できるかを考えてみましょう。
例えば、日々のメール返信や報告書の作成、タスク管理など、手間のかかる作業がありますよね。これらの作業をChatGPTで効率化することが可能です。
例えば、よくある質問への返信は、テンプレートを用意することでChatGPTが迅速に回答を生成できます。
また、タスクの進捗を記録するためのメモも、簡単な指示を与えるだけで自動的に作成できます。このように、業務で繰り返し行われる手順をChatGPTに任せることで、時間を節約することができますよ。
様々な日常の業務の一旦を「ChatGPT」に任せる事により
時間を短縮することが可能です。
ChatGPTで自動化できる具体的な7つの方法
それでは、早速自動化できる内容とその例を具体的にあげさせていただきます。
- メールの文章作成
- 報告書およびプレゼンテーション資料の作成
- 商品・サービスの紹介文とマーケティングコンテンツの作成
- プレスリリースの作成とメディア対応
- 企画の壁打ち（ブレインストーミング）とアイデアのブラッシュアップ
- 表計算ソフトの関数作成およびデータ分析支援
- プログラミングコードの作成とデバッグサポート
メールの文章作成
ChatGPTを使えば、日々のメール返信を迅速に行うためのテンプレートを簡単に作成し、よくある問い合わせに対する迅速な返信を自動化することが可能です。
「メール返信の迅速化を支援するためのテンプレートを作成してください。次の要件を満たすものとします。
よくある問い合わせに対して迅速に返信できるテンプレートを提供する。
業務負担を軽減し、時間を効率的に利用できる内容とする。
メールの口調はターゲット（顧客や取引先など）に合わせてカスタマイズし、より丁寧な表現を使用する。」例）プロンプト
実際に利用した場合
業務負担を大幅に軽減し、時間を効率的に利用できます。
また、メールの口調をターゲットに合わせてカスタマイズすることで、よりパーソナライズされたコミュニケーションを実現します。
メール内容の修正
日々お客様へメールを送る場合「丁寧」＆「失礼が無いよう」に自分の文章が不安になる事もよくあるかと思います。
そういった心配もchatGPTに任せると文章をよりきれい・丁寧に修正してくれます。
下記のメールを丁寧にしてください。
---以下本文貼り付け----
実際に利用した場合
上記のように丁寧に修正をしてくれます。
よくある文章の「重複」や「丁寧語」など自然に丁寧に処理してくれます。
テンプレートの下に、問い合わせ内容を追記したりするとより
正確に回答が可能です。
報告書およびプレゼンテーション資料の作成
報告書やプレゼンテーション資料の骨組みをChatGPTで作成し、必要に応じて修正を加えることで、作成時間を大幅に短縮できます。
以下テンプレを元に報告書・プレゼン資料の作成をお願いします。
【報告書用プロンプトテンプレート】
目的:
「[目的を簡潔に記載]」
対象:
「[報告書の対象を記載]」
タイトル: 「[報告書のタイトル]」
概要: 「[テーマや目的]の概要説明と[提案・結論]」
目次:
はじめに
調査・分析内容
結果の要約
提案・改善策
結論
はじめに: 「背景と目的の説明」
調査・分析内容: 「方法・データ・結果」
結果の要約: 「分析結果の要点」
提案・改善策: 「アクションプランや改善提案」
結論: 「全体のまとめと最終結論」
【プレゼン資料用プロンプトテンプレート】
目的:
「[プレゼンの目的]」
対象:
「[対象者]」
タイトルスライド: 「[タイトル]」 プレゼンター名・日付・会社名
アジェンダ: 「内容の流れ（例: はじめに、課題、解決策）」
イントロ: 「背景や目的」
課題: 「現状の問題」
分析: 「データや証拠」
解決策: 「具体的提案」
アクションプラン: 「次のステップ」
まとめ: 「全体の要約と結論」
Q&A: 「質疑応答」
締め: 「感謝と連絡先」
上記を元に資料内容を作成してください。例えば、提案書の基本フォーマットをAIに生成させ、重要な部分だけ自分で加筆することで効率的に作成できます。
実際にテンプレを使ってみた内容 例）30代男性へ髭剃りの新商品のプレゼン
また、データを使った具体的な分析内容や結論部分もAIで補助できるため、質の高い資料を短時間で仕上げることが可能です。
応用をすると、パワーポイントなどの資料作成をする事も可能となります。
商品・サービスの紹介文とマーケティングコンテンツの作成
自社の商品やサービスの魅力を引き出す紹介文を、ChatGPTに依頼して短時間で複数のバリエーションを生成することが可能です。
以下テンプレを元に商品・サービスの紹介文を作成してください。
【商品・サービス紹介文用簡素化プロンプトテンプレート】
目的:
「[商品やサービスの目的]」
ターゲット:
「[ターゲット層]」
タイトル:
「[キャッチコピー]」
概要:
「[商品やサービスの簡潔な概要と特徴]」
詳細内容:
商品の特長:
「[ユニークなポイントや機能をシンプルに説明]」
メリット:
「[ターゲットにとっての利点を簡潔にまとめる]」
使用方法:
「[基本的な使い方を簡単に説明]」
価格:
「[価格やプランを簡潔に提示]」
購入方法:
「[購入場所や問い合わせ方法を説明]」
商品・サービス紹介の例
タイトル:
「時短＆保湿！30代女性向けオールインワンクリーム」
概要:
1本で化粧水、美容液、クリームの役割を果たす時短アイテム。ヒアルロン酸とコラーゲン配合で、潤いをしっかりキープ。
特長:
時短スキンケアができるオールインワンタイプ。
メリット:
忙しい30代女性に最適。1ステップで簡単ケア。
使用方法:
洗顔後に顔全体へなじませるだけ。
価格:
初回特別価格〇〇〇円、通常○○〇円。
購入方法:
公式サイトから購入可能。実際にテンプレを使ってみた内容 例）30代男性へ髭剃り新商品の商品・サービスの紹介文
例えば、新製品発表の際に異なるターゲット層向けの紹介文を用意する場合に特に効果的です。
マーケティングキャンペーン用のコピー作成やソーシャルメディア投稿の文案もAIで作成することで、マーケティング部門の負担を軽減し、迅速にプロモーションを進められます。
商品紹介文を作るのは中々難しいですが
chatGPTに任せるとサクッと作成してくれます。
プレスリリースの作成とメディア対応
新製品や新サービスの発表に必要なプレスリリースも、ChatGPTで迅速に作成することができます。
プレリリース用のプロンプトテンプレ
以下のテンプレを元に「プレスリリースの作成」をお願いします。
【プレスリリース作成用プロンプトテンプレート】
目的:
「[リリースの目的やアナウンスしたい内容]」
タイトル:
「[プレスリリースのキャッチコピーまたはタイトル]」
発表日:
「[発表日]」
概要:
「[発表内容の簡潔な概要。製品・サービスの概要や企業活動のポイント]」
詳細内容:
「[製品・サービスの特徴や発表内容の詳細を記載]」
ターゲット:
「[プレスリリースが届けたい相手。顧客層、メディア関係者など]」
背景:
「[このリリースの背景や目的。なぜこれを発表するのか]」
今後の展望:
「[今後の展開やビジョンについて簡単に説明]」
連絡先:
「[担当者の連絡先、問い合わせ先の情報]」
プレスリリースの例:
タイトル:
「新製品Xの発売開始！短時間で完璧な髭剃りを実現」
概要:
株式会社Yは、本日、新しい電動髭剃り「Xシリーズ」を発売しました。時短で肌に優しい設計が特徴で、忙しい30代男性に向けた画期的な製品です。
詳細内容:
「Xシリーズ」は、3つのカッティングエッジを搭載し、短時間でスムーズな剃り上がりを実現します。防水設計でシャワー中にも使用可能で、敏感肌にも対応した仕様です。価格は〇〇円から、公式サイトおよび主要なオンラインストアで購入できます。
今後の展望:
今後、Y社では更なる機能追加を検討しており、より幅広い顧客層にアプローチしていく予定です。
連絡先:
株式会社Y 広報担当: 山田太郎
電話: 〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール: pr@example.com初稿をAIで作成し、その後に最終チェックと微修正を行うことで、素早くかつ高品質な文章を仕上げられます。
実際にテンプレを使ってみた内容(例）ブログ記事自動で作成する機能のプレリリース
メディア対応用のプロンプトテンプレ
以下のテンプレを元に「メディア対応」をお願いします。
【メディア対応用プロンプトテンプレート】
目的:
「[メディア対応の目的や背景。新製品発表やキャンペーンの広報など]」
想定質問:
「[メディアからの想定される質問とその回答内容]」
キーメッセージ:
「[メディアに対して伝えたい主要なメッセージ。例: 製品の特長、ターゲット層、会社のビジョンなど]」
回答のポイント:
「[質問に対する具体的な回答の要点]」
メディア対応担当者:
「[メディア対応を行う担当者の情報]」
フォローアップ:
「[メディアに提供する追加情報や、フォローアップで送る資料の詳細]」
メディア対応の例:
目的:
「新製品Xの特徴をメディアに伝え、発売直後の認知度向上を目指す」
想定質問:
「この製品の一番の強みは何ですか？」
回答: 「短時間で滑らかな仕上がりを実現し、敏感肌にも優しい点です。」
「この製品はどのようなユーザー層をターゲットにしていますか？」
回答: 「主に30代の忙しい男性をターゲットにしています。」
キーメッセージ:
「スピーディで肌に優しい髭剃り体験を提供することで、忙しい朝の時間を短縮します。」
フォローアップ:
「追加の製品サンプルやインタビューを希望するメディアには、早急に対応いたします。」また、異なるメディア向けに異なるフォーマットでのプレスリリースを生成することも簡単にできるため、広報活動全体を効率化できます。
実際にテンプレを使ってみた内容(例）ブログ記事自動で作成する機能のメディア対応用
広報関連の骨組みを作成してくれたりします。
一からの作成を省ける為、時短になります。
企画の壁打ち（ブレインストーミング）とアイデアのブラッシュアップ
企画やアイデア出しの段階でChatGPTにサポートを求めることで、新しい視点からの提案やアイデアのバリエーションを得ることができます。
企画の壁打ち用のプロンプトテンプレ
「[サービス名]に新しい機能を追加したいです。ユーザーの利便性を高めるためのシンプルで効果的な機能のアイデアをいくつか提案してください。」例えば、商品企画会議で「新しい機能のアイデアを出してほしい」といった場合に、ChatGPTから数多くの提案を受け取ることで、短時間で多様なアイデアを検討できます。
実際にテンプレを使ってみた内容
また、すでに出たアイデアをブラッシュアップする際にも、AIが非常に役立ちます。
様々なアイデアを提案してくれる＆自分が気になる点を
深堀していくことが可能です。
表計算ソフトの関数作成およびデータ分析支援
ExcelやGoogle Sheetsなどの表計算ソフトで、複雑な関数を作成する際にもChatGPTが役立ちます。
関数の説明や使い方、具体的な応用方法をAIに教えてもらうことで、表計算作業を効率化できます。
「Excelで基本的な関数の使い方を説明してください。特に、SUM、AVERAGE、IF、VLOOKUPなど、初心者でも使いやすい関数について、それぞれの目的と実際の使い方を教えてください。例も含めて、ステップバイステップで説明してください。実際にテンプレを使ってみた内容(例：Excel用)
また、大量のデータを整理し、トレンドを見つけたり、分析結果をまとめたりする作業でも、ChatGPTを使うことでデータ分析の時間を短縮し、洞察を得るスピードを向上させられます。
仕事中にExcelやスプレットシートを使用することは多くあるかと思います。
chatGPTを利用することでより便利な作業ができるようになる可能性があります。
プログラミングコードの作成とデバッグサポート
基本的なプログラムコードの作成もChatGPTに任せることができます。
簡単なスクリプトや、既存コードの修正案などを提案してもらうことで、開発のスピードが向上します。
「Pythonを使って、Flaskフレームワークを用いたシンプルなWEBアプリを作成してください。このアプリは、以下の機能を持っています。
ホームページに"Hello, World!"と表示される。
"/about"というパスで"About Page"と表示されるページがある。
Flaskアプリはapp.pyというファイルに保存され、ローカルで実行可能なもの。
HTMLは基本的なテンプレートで、Jinja2テンプレートエンジンを使用している。
必要なライブラリ（Flask）のインストール方法を教えてください。
Webアプリの実行方法も教えてください。」実際にテンプレを使ってみた内容(例：Python用)
また、コードのデバッグやエラーメッセージの解釈、修正方法の提案といったサポートも行えるため、プログラマーの生産性向上に寄与します。
非エンジニアでも簡単にアプリ作成やHPなどの作成までできるようになります。
日々の仕事で自動化できる範囲も増大するので触れてみましょう。
ChatGPTで業務効率化に成功した具体的な事例
実際に、ChatGPTでどのように業務が効率化されたかの事例を見ていきましょう。
例えば、フリーランスのライターさんがChatGPTを使って、記事の初稿を自動生成し、その後に自分で修正を加えることで作業時間を半分に減らしたという話があります。
このように、ChatGPTを活用して基本的な部分を任せ、自分は最も価値のある部分に集中することができますよね。
他にも、日常のスケジュール調整や取引先とのコミュニケーションでの活用例もあります。
ChatGPTの活用例と各業界での活用
ChatGPTの活用例と各業界での活用
業界・有名企業ごとにChatGPTの活用例を見てみましょう。
例えば、営業担当者はクライアントとのコミュニケーションを円滑に進めるために、あらかじめよくある質問に対する回答をChatGPTに用意させておくことができます。
また、マーケティング担当者は広告コピーのアイデアを出す際にChatGPTを使って、短時間で多数のアイデアを生成することが可能です。
1. GMOインターネットグループ株式会社
GMOペパボ株式会社（GMOインターネットグループ）は、自社のEC関連サービスにChatGPTを導入し、SNS集客に活用できるPR文や商品説明文を自動生成する機能を提供しています。
この機能は、ユーザーが登録した商品情報を基に、SNSで共有できる最適なキーワードやハッシュタグを含んだPR文を生成します。
このようにして、集客を効率化し、売上向上を目指しています
2. フジテック株式会社
フジテックでは、Slackと連携したChatGPTのビジネス向けシステムを導入。
社員がSlackを通じて質問や作業依頼を入力し、ChatGPTが回答や作業をサポートする形で、現在約600人が利用中です。（2023年6月時点）
特に営業チームでの活用が進んでおり、顧客への対応やプレゼン資料作成の効率化に役立っています
3. アサヒグループホールディングス
アサヒグループは、ChatGPTを活用した「やってTRY」プロジェクトを発足し、グループ全体で生成AIの試行を開始しています。
このプロジェクトでは、アイデア創出や情報整理、コンテンツ作成支援など、さまざまな業務でChatGPTが有効かを検証し、業務効率化の可能性を探っています
質問への回答をサポートするためにChatGPTを活用する例もあります。
各業界での具体的な活用法を知ることで、あなたの業務にも応用できるヒントが得られるかもしれません。
社内コミュニケーションの最適化
社内コミュニケーションの最適化
最後に、社内コミュニケーションの最適化におけるChatGPTの活用法についてです。
例えば、社内の業務連絡や会議の議事録作成をChatGPTに任せることで、従業員同士のコミュニケーションがスムーズになります。
会議の内容を素早くまとめたり、業務進捗を全員に共有したりといったタスクを効率的に行えるようになるため、コミュニケーションの質が向上し、チーム全体の生産性が向上します。
業務連携用のSlackにchatGPTとAPI連携を行い、
Slack上に質問～回答までで可能となったりAPI連携を使うと幅が広がります。
ChatGPT業務利用のメリットとデメリット
ChatGPT導入による効率化効果
ChatGPT導入による効率化効果
ChatGPTを導入することで、業務がどれだけ効率化されるかを具体的に見ていきましょう。
- メールの文章作成
- 報告書およびプレゼンテーション資料の作成
- 商品・サービスの紹介文とマーケティングコンテンツの作成
- プレスリリースの作成とメディア対応
- 企画の壁打ち（ブレインストーミング）とアイデアのブラッシュアップ
- 表計算ソフトの関数作成およびデータ分析支援
- プログラミングコードの作成とデバッグサポート
例えば、日常的に繰り返し行う業務（メール返信やデータ入力など）をChatGPTに任せることで、手作業の負担が軽減されます。
また、個人での利用例として、プロジェクトのアイデア出しをChatGPTにサポートさせることで、より多くの選択肢を短時間で検討できるようになります。
効率化によって生まれた時間を、より創造的な業務に充てることができるのは大きなメリットです。これにより、仕事の質が向上し、ストレスも軽減されるでしょう。
本日紹介した内容以外も様々な使用方法があります。
様々な活用を行ってみましょう！
ChatGPT利用時のリスクと対策
ChatGPT利用時のリスクと対策
しかし、ChatGPTを利用する際にはいくつかのリスクも考慮しなければなりません。
例えば、生成される情報が必ずしも正確とは限らない点です。
特に業務で利用する際には、重要なデータや情報を取り扱う際に誤情報が混入するリスクがあります。そのため、ChatGPTが生成した情報は必ず自分自身で確認し、信頼性を確保することが重要です。
さらに、AIの回答が不完全であったり、期待する詳細が不足している場合も考えられます。
例：特定の業界に特化した情報や細かい技術的な知識
例：重要な決定や公的な文書の作成
例えば、特定の業界に特化した情報や細かい技術的な知識については、ChatGPTの出力が不正確なことがあります。
そのため、AIを利用する際には必ず人間が最終確認を行う体制を整えることが求められます。特に業務に関連する重要な決定や公的な文書の作成では、AIの出力を鵜呑みにせず、専門家の確認を受けることが必要です。
ChatGPTの使用においては、プライバシーの問題も大きな懸念事項です。
個人情報や機密情報をAIに入力する際には、データの管理が適切に行われるかどうかを確認することが必要です。
誤って機密情報を入力してしまうと、データ漏洩のリスクが高まるため、入力するデータには十分注意する必要があります。
ChatGPTを活用した業務効率化のまとめ
ChatGPTは、メール返信の自動化から報告書の作成、マーケティングコンテンツの生成まで、さまざまな業務で効率化を実現する強力なツールです。
具体的な活用方法を理解し、適切に導入することで、日々の業務負担を大幅に軽減し、生産性を向上させることができます。
これからの業務において、ChatGPTをうまく活用することで、単なる効率化にとどまらず、新たな価値を創出し、より創造的な業務に注力できる環境を整えていきましょう。
あなたの業務がよりスムーズになり、成果が向上することを期待しています。
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